PADS4
Gestion des visiteurs
Les avantages du PADS4 Gestion des visiteurs
PADS4 Visitor Management est un module autonome pour améliorer le flux de travail de la réception de vos invités et pour convertir les actions manuelles en flux de travail numérique.
et de convertir les actions manuelles en flux de travail numérique.
PADS4 Expérience de gestion des visiteurs
Manuel
Le visiteur recevra un courrier et se rendra directement à la réception (pas de kiosque). Le personnel de la réception procède alors manuellement à l'enregistrement et à l'impression du badge à partir du back-office.
Semi numérique
Le visiteur recevra un courrier contenant un code PIN et un code Qr et se rendra au kiosque d'accueil pour s'enregistrer. Il se rendra ensuite au bureau d'accueil où il imprimera son badge.
Numérique complet
Le visiteur recevra un courrier contenant un code PIN et un code Qr et se rendra au kiosque d'accueil pour s'enregistrer. Un badge est alors automatiquement imprimé sans que le personnel de la réception n'ait à intervenir.
Les visiteurs peuvent s'enregistrer, gérer le contrôle d'accès...
Pré-enregistrez vos visiteurs et accueillez-les avec un message chaleureux lorsqu'ils s'enregistrent avec leur code QR ou leur code PIN.
Demandez à vos visiteurs de s'enregistrer et d'imprimer des badges avec la possibilité de contrôler l'accès.
Utilisez PADS4 Workspace & Digital Signage pour les guider vers les salles de réunion ou les zones appropriées.
Enregistrez vos visiteurs et voyez les détails exacts de leur visite dans vos archives. Vous pouvez les accueillir à nouveau à tout moment !
Interaction avec le kiosque
L'un des principaux avantages des kiosques en libre-service est qu'ils permettent aux visiteurs de s'enregistrer eux-mêmes. Les visiteurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes, sans l'intervention du réceptionniste ou de l'hôte.
Le kiosque peut être équipé d'un appareil photo ou d'un scanner pour lire les codes QR des visiteurs, ainsi que d'une imprimante. L'étape suivante après l'enregistrement à la borne consiste à imprimer un badge et à laisser le visiteur accéder au bâtiment.
L'utilisation d'une borne en combinaison avec notre module de gestion des visiteurs améliorera l'expérience des visiteurs et l'efficacité de votre flux de travail dans le hall, en supprimant les actions manuelles et répétitives de la part de l'agent du hall.
Interface de tableau de bord simple pour l'hôtesse
Grâce à un tableau de bord fonctionnel, vous pouvez ajouter de nouveaux visiteurs et les affecter directement à leurs hôtes, bâtiments, salles de réunion et différents créneaux horaires directement depuis le portail en ligne. En coopération, le module permet la création d'un kiosque d'enregistrement adapté à votre entreprise (qui fonctionne sur Android / iOS et autres tablettes basées sur un navigateur). Disponible en plusieurs langues.
Lien de pré-enregistrement vers votre invitation via outlook ou l'espace de travail PADS4
PADS4 Visitor Management est un module étendu qui fonctionne de manière transparente avec vos autres modules PADS4 (Workspace & Digital Signage). Synchronisez votre personnel en utilisant Azure Active Directory, ADFS ou Okta et synchronisez vos salles de réunion avec Microsoft Exchange 365 ou Google Calendar, pour un environnement de bureau intelligent intégré à grande échelle.
Des salles de réunion sont disponibles de manière efficace
L'intégration de PADS4 Visitor Management avec la plateforme PADS4 vous permet de renforcer vos écrans autour du bureau avec des informations importantes sur l'orientation, la communication interne et externe du bureau et la capacité de réservation des salles de réunion. Pas besoin de logiciel tiers, il suffit d'utiliser la plateforme PADS4.
Fournit une politique claire en matière de gestion des visiteurs
Vous pouvez ajouter automatiquement des conditions générales pour que vos visiteurs lisent et acceptent des informations importantes telles que des avis de santé et de sécurité, des accords de non-divulgation et des politiques de confidentialité. Ces informations peuvent être affichées sous forme de fichiers PDF à parcourir, ou de vidéos d'instruction ou d'information. PADS4 Visitor management est conforme à la GDRP avec l'archivage automatique.
Découvrez comment PADS4 améliore la sécurité et l'efficacité de votre bâtiment avec le système de gestion des visiteurs.
Bienvenue dans l'avenir de la gestion des visiteurs. Dans le monde rapide d'aujourd'hui, les entreprises ont besoin de solutions efficaces et sécurisées pour suivre leurs visiteurs et assurer la conformité avec les normes de l'industrie. C'est là que le système de gestion des visiteurs PADS4 entre en jeu. Avec un logiciel basé sur le cloud, des flux de travail personnalisables et des interfaces intuitives, cette technologie de pointe change la donne pour les entreprises. Regardons de plus près comment cet outil innovant peut bénéficier à votre entreprise et faire une première impression positive sur chaque visiteur qui franchit votre porte. Préparez-vous à révolutionner l'expérience de vos visiteurs avec le package complet PADS4.
Aperçu des systèmes de gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs sont des solutions logicielles numériques conçues pour suivre et gérer les visiteurs dans les locaux d'une entreprise ou d'une organisation.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?
Un système de gestion des visiteurs est un outil technologique avancé qui aide les entreprises et les organisations à gérer les visiteurs de manière plus efficace, plus sûre et plus pratique. Il automatise le processus de contrôle et de suivi des visiteurs, garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux locaux.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de systèmes de gestion des visiteurs ?
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement, la sécurité est primordiale. Les entreprises doivent garantir la sécurité de leurs employés, de leurs ressources et de leurs informations.
Un système de gestion des visiteurs est un moyen efficace d'y parvenir, en contrôlant qui entre dans le bâtiment et en conservant un registre de tous les visiteurs à des fins de sécurité.
En outre, les systèmes de gestion des visiteurs peuvent également améliorer la productivité en rationalisant le processus d'enregistrement et de sortie, en réduisant les temps d'attente pour les visiteurs et en libérant le temps du réceptionniste pour d'autres tâches.
Avantages d'un système de gestion des visiteurs avec PADS4
- Sécurité accrue : Avec des fonctions telles que le filtrage des visiteurs et l'intégration avec la vérification des antécédents, le système de gestion des visiteurs de PADS4garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux locaux.
- Processus d'enregistrement efficace : L'enregistrement numérique élimine les formalités administratives manuelles et accélère le processus d'enregistrement, ce qui le rend plus pratique pour les visiteurs.
- Analyse des données et établissement de rapports : L'analyse des données en temps réel et l'établissement de rapports permettent aux entreprises de mieux connaître le nombre de visiteurs par jour, les heures de pointe, les visiteurs fréquents, etc.
- Conformité aux normes industrielles : Les systèmes de gestion des visiteurs sont conçus pour adhérer aux normes industrielles, telles que la conformité au RGPD, ce qui garantit que les informations sensibles sur les visiteurs sont traitées en toute sécurité et conformément à la réglementation.
- Solutions personnalisables et flexibles : le système de gestion des visiteurs PADS4 vous offrira des fonctionnalités personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, quel que soit votre secteur, ce qui en fait une solution polyvalente.
Principales caractéristiques des systèmes de gestion des visiteurs
PADS4 a un système de gestion des visiteurs avec plusieurs caractéristiques clés, ce qui en fait un outil puissant pour les entreprises et les organisations. Les points clés du système de gestion des visiteurs PADS4 sont :
Procédure d'enregistrement des visiteurs
La première étape de l'utilisation d'un système de gestion des visiteurs consiste à enregistrer les visiteurs. Ce processus peut être effectué électroniquement via un formulaire en ligne, ou sur place à un kiosque ou à un bureau d'accueil.
Les informations collectées lors de l'enregistrement peuvent varier, mais comprennent généralement le nom, les coordonnées, l'objet de la visite et la personne visitée.
Impression et délivrance de badges sécurisés
L'impression numérique de badges élimine le besoin de badges manuels, ce qui minimise le risque d'erreurs et rend le processus plus efficace. Les badges peuvent également comporter des éléments de sécurité tels que des codes QR ou des codes-barres afin d'identifier facilement les visiteurs autorisés.
Procédure d'enregistrement et de départ des visiteurs
Le système de gestion des visiteurs de PADS4 permet aux visiteurs de s'enregistrer et de sortir de manière transparente, ce qui réduit les temps d'attente et améliore l'expérience globale.
Intégration avec des solutions basées sur l'informatique en nuage
Les solutions logicielles basées sur le cloud permettent de synchroniser les données en temps réel et d'accéder à distance aux informations sur les visiteurs à partir de n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs sites ou un modèle de travail hybride.
Mesures de conformité et de sécurité des données
Les systèmes de gestion des visiteurs donnent la priorité à la protection des données et à la conformité avec les normes du secteur telles que le GDPR. Cela inclut le stockage et le traitement sécurisés des informations sur les visiteurs, des sauvegardes régulières des données et des méthodes de cryptage avancées pour empêcher tout accès non autorisé.
Étude de cas PADS4:
Atos : PADS4 et Atos ont uni leurs forces pour révolutionner le siège d'Atos aux Pays-Bas avec MyCampus, une initiative de transformation numérique incorporant l'affichage dynamique interactif. Le partenariat a créé un environnement de travail innovant et collaboratif, renforçant l'identité de l'entreprise et stimulant la productivité des employés. Grâce à PADS4, Atos a pu déployer des solutions de signalisation personnalisées et des écrans interactifs, illustrant l'engagement de PADS4à moderniser les espaces de travail traditionnels.